Административни и офис дейности – III СПК

ОПИСАНИЕ НА ПРОФЕСИЯТА „Административни и офис дейности“ – III СПК

Професията „Административни и офис дейности“ обхваща различни позиции, най-често заеманите от които са:

• Секретар.
• Технически сътрудник.
• Офис мениджър.

Тези длъжности са ключови за функционирането на всяко предприятие, тъй като осигуряват организация, координация и подкрепа на ежедневните административни задачи. Те играят важна роля в ефективното управление на офис средата и сътрудничеството в екипа. Позиции в административни и офис дейности са налични в почти всяка организация – от малки фирми до големи корпорации, държавни институции, неправителствени организации и др. Реализацията в професията може да се осъществи както на позиции в частния сектор, така и в публичната администрация.

Основните задължения на секретаря включват обработка на кореспонденция, управление на графици, организиране на срещи, а също така осигуряване на адекватна комуникация между различните отдели, координиране и формиране на добри работни взаимоотношения с други организации. Специалистът в професия „Административни и офис дейности“ носи отговорност за координацията на офис дейностите, управлението на ресурси, бюджетирането, управлението на човешките ресурси. Специалистът в професия „Административни и офис дейности“ носи отговорност за наблюдението на общите административни функции и всички събития или дейности в офиса. Създава и поддържа приятна работна среда, осигурявайки високи нива на организационна ефективност и провежда ясна комуникация.

Придобилият професионална квалификация по професията организира и насочва документацията и осъществява координацията между отделите. Длъжността е централната точка за контакт за всички останали позиции в организацията. Служителят има общ поглед върху дейността ѝ и се намесва, за да улеснява нормалното протичане на работата.

В преките задължения се включват административното обслужване и осъществяването на комуникация с широк кръг от длъжности в и извън организацията. Голяма част от ежедневната работа е свързана с посрещане на гости, комуникация с куриери и доставчици, обработка на кореспонденция, отговаряне на телефонни обаждания, изготвяне на графици, организиране и поддържане на офис средата. На позицията се работи интензивно с различни документи, които да се изготвят, обработят, разпечатат, сканират, архивират, свеждат до знанието на отговорни лица в организацията, клиенти и контрагенти, както и поддържането на електронен и хартиен архив на договори и фактури.

Изпълняващият професията „Административни и офис дейности“ организира и координира бизнес пътувания, фирмени събития и извършва задачи, свързани с поддръжката на офис сградата, поръчката на офис консумативи, подпомага администрирането и плащанията на фактури.

В зависимост от заеманата позиция допълнителни задължения могат да бъдат воденето на протоколи от срещи, конферентни разговори и съвещания, превод на документи, писмена и устна комуникация на чужд език, създаване и редактиране на презентации, подготовка на презентационни материали, управление на акаунти в социални медии. Задължително трябва да се познават нормативните актове, свързани с трудови права, данъчни задължения и защита на личните данни. Добрата познаваемост на тези нормативни актове е важна за осигуряване на защита на правата на служителите и клиентите. Изпълняващият професията „Административни и офис дейности“ трябва да познава вътрешната нормативна уредба и правила за работа на фирмата, предмета ѝ на дейност и характеристиките на сферата на работа, организационната структура и йерархия. В зависимост от сектора, в който функционира фирмата, към нормативната уредба се добавят специфичните закони, правила и стандарти, които са необходими за работа.

Длъжността се изпълнява в офис и включва работа с компютри, софтуер, принтер, скенер, телефон и друго техническо оборудване. Задължително в професията се използва програмен пакет за работа с документи, електронни таблици, електронна поща, интернет, софтуер за видеоконферентна връзка и др., онлайн приложения за създаване и редактиране на документи, таблици и презентации, за сътрудничество и работа в облак, системи за деловодство и документооборот. В зависимост от сферата, в която работи организацията, е необходимо усвояването на специфични софтуерни продукти за ефективно изпълнение на задълженията в работата.

Изпълняващият професията „Административни и офис дейности“ трябва да притежава организационни умения, внимание към детайлите и способност за прецизна работа с документи и файлове. Ефективната комуникация е основен компонент за изграждане и поддържане на добри отношения с клиенти и колеги в професията, затова задължително професионалистът трябва да притежава умения за вербална и писмена комуникация, активно слушане, както и за правилата за бизнес етикета. Умението за работа в екип и за адаптиране на стила за работа спрямо личността/индивидуалността на мениджъра или екипа, на който е подчинена позицията е от важно значение за успеха на работата. Освен умението за планиране и организиране на собственото време и задължения професионалистът трябва да умее да организира графика, приоритетите и задачите на мениджъра/екипа, на който съдейства.

Специалистът в професията трябва да спазва фирмената политика за защита на информацията и да не разпространява информация, станала му известна по повод на служебните задължения.

ЗАВЪРШВАНЕ И УДОСТОВЕРЯВАНЕ НА ПРОФЕСИОНАЛНОТО ОБУЧЕНИЕ.

1. Професионалното обучение по рамкови програми „Б“ се завършва след полагане на държавен изпит за придобиване на професионална квалификация – по теория и практика на професията.
2. Организацията и провеждането на държавния изпит се определят с наредба на министъра на образованието и науката.
3. Държавните изпити за придобиване на първа, втора или трета СПК се провеждат по национални изпитни програми, утвърдени от министъра на образованието и науката.
4. Придобитата СПК се удостоверява със свидетелство за професионална квалификация. Съдържанието на документа е определено в държавния образователен стандарт (ДОС) за информацията и документите.
5. Придобилият свидетелство за първа, втора или трета СПК, по свое желание, може да получи Европейско приложение към свидетелството за професионална квалификация.
6. Свидетелството за професионална квалификация дава достъп до пазара на труда и достъп до включване в рамкови програми „Е“ за продължаващо професионално обучение.
7. Свидетелство за правоспособност се издава за професии, упражняването на които изисква правоспособност, включително и за упражняването на регулирани професии.